5 zasad skutecznego zarządzania czasem


Nie mam czasu! Jak często słyszysz takie słowa w swoim otoczeniu? Mój znajomy zwykł mawiać w takiej sytuacji, że czasu mamy wszyscy tyle samo i tylko od nas zależy, na co go przeznaczamy. Jeżeli chcesz poznać sprawdzone przeze mnie sposoby na efektywne gospodarowanie dostępnym czasem, to zapraszam do przeczytania krótkich pięciu zasad.

Czas

  1. Planuj (i zapisuj plany)
  2. Ciężko jest zarządzać czymkolwiek, bez przygotowanego planu, dlatego w przypadku czasu istotne jest, aby poświęcić chociaż chwilę na ułożenie krótkiego planu dnia. Możesz to robić dzień wcześniej, lub przy porannej kawie – jak Ci wygodniej. Kluczowe jest, abyś określił co jest dla Ciebie w tym dniu najważniejsze i co sprawi że osiągnąłeś to, co planowałeś. Uwzględnij też niedokończone sprawy z dnia poprzedniego. Pamiętaj, że zapisany plan ma większą moc, jest swego rodzaju kontraktem z samym sobą, dlatego codziennie zapisuj swoją listę zadań na dany dzień.
    W swoim planie zarezerwuj też czas na sprawy nieprzewidziane – niespodziewane, ważne rozmowy telefoniczne, nagłe spotkania lub trudności które napotkasz w trakcie pracy – znasz to pewnie doskonale, więc jeżeli Twój plan nie uwzględni marginesów czasowych, to każdy dzień zakończysz niepowodzeniem.

  3. Zaczynaj od rzeczy najważniejszych
  4. Jeżeli przygotowałeś już swoją listę na nowy dzień, to teraz przejrzyj ją dokładnie jeszcze raz. Odpowiedz sobie na pytanie – realizacja którego z tych zadań jest najważniejsza dla mnie, dla firmy czy projektu? Posegreguj działania według ważności a następnie zastanów się nad elementami z samego dołu listy. Czy faktycznie należy je realizować? Czy wnoszą konkretną wartość? A może są w Twoim otoczeniu osoby, którym możesz oddelegować takie zadania? Efektywne delegowanie jest nieodłączną częścią planowania i zarządzania – nie zapominaj o tym. Pamiętaj – zadanie, które dla Ciebie jest proste i nudne, dla kogoś innego może być prawdziwym wyzwaniem. Nie bój się skorzystać z potencjału innych osób.

  5. Unikaj gaszenia pożarów
  6. Zapewne znasz takie osoby, które sprawiają wrażenie mocno zapracowanych. Wiecznie biegają, zajmują się wieloma rzeczami na raz i cały czas powtarzają że „muszą coś teraz zrobić”, lub że „nie mają czasu” – chociaż z zewnątrz ktoś może się nabrać na taką „efektywność”, to zdecydowanie nie jest dobry wzorzec osoby zarządzającej dostępnym czasem.
    Jeżeli chcesz działać skutecznie, to ogranicz tzw. „gaszenie pożarów” do niezbędnego minimum, czyli sytuacji zupełnie losowych, na które nie masz wpływu. Poza tym, że planujesz swój dzień z wyprzedzeniem i koncentrujesz się na rzeczach faktycznie ważnych, uwzględniaj też czynnik czasu. Jeżeli zbliża się termin zakończenia ważnego zadania, to rozpocznij prace nad nim niezwłocznie, nie czekając na ostatni dzień. Jeżeli oceniasz, że nie zdążysz w założonym terminie, to poproś o pomoc lub o dodatkowy czas. Sprawy potoczą się dużo spokojniej, kiedy nie będziesz miał pętli czasu uwiązanej u szyi.

  7. Kończ rozpoczęte zadania
  8. Innym typem ludzi są osoby z niekończącą się listą „To Do”. Część z tematów jest już zaczęta, ale pojawia się inny, chwilowo ważniejszy i tak w kółko. Wiele planów, zero efektów.
    Zawsze rób wszystko co tylko możliwe, aby dokończyć rozpoczęte zadanie. Jeżeli pracujesz nad większym tematem, to podziel go na kilka mniejszych zadań, tak aby możliwe było domykanie poszczególnych etapów. Kończenie rozpoczętych zadań ma wiele zalet – po pierwsze zawsze jesteś na bieżąco i nie tracisz czasu na przypominanie sobie szczegółów zadania. Po drugie, zamknięte zadanie wnosi konkretną wartość, coś ważnego dla firmy czy dla Ciebie, jako osoby. Niedokończona praca jest często do wyrzucenia. Bardzo ważnym jest to, że zakończone zadania podniesie mocno Twoją samoocenę! Jeżeli wyznaczysz sobie jeden ważny cel na dziś (spiszesz go) a następnie go zrealizujesz, to poczujesz się dużo lepiej niż wtedy, gdy będziesz miał otwartych wiele równoległych spraw.

  9. Nie rozpraszaj się
  10. W dzisiejszych czasach jest to bardzo trudne, ale nie niemożliwe. Zapewne zauważyłeś, że ilość docierających do Ciebie w ciągu dnia informacji jest tak wielka, że ciężko się wyciszyć i pozostać skupionym przez dłuższy czas. Nie osiągniesz jednak wiele ciągle odrywając się do krótkich, nic nie wnoszących czynności, takich jak przejrzenie poczty czy postów na Facebook’u. Dobrym rozwiązaniem jest założenie ram czasowych – na przykład 2 godziny na realizację zadania, bez odrywania się do innych czynności a potem zasłużone 10 minut przerwy (na przykład na Facebook, jeżeli lubisz z niego korzystać). Zauważysz, że w tym czasie zrobisz dużo więcej, niż gdybyś przeglądał kilka razy Facebook’a po 2-3 minuty.
    A co zrobić, jeżeli w trakcie wykonywania zadania pojawia się nowy temat, przychodzi ważny email lub po prostu masz świetny pomysł, który chcesz rozwinąć? Zanotuj takie zagadnienie w kalendarzu lub innym notatniku, do którego regularnie zaglądasz i kontynuuj rozpoczętą wcześniej pracę. Wrócisz do tego przy kolejnym planowaniu, kiedy to ustalisz czy i kiedy się tym zajmiesz, proste?
    Polecam też stosowanie różnego typu aplikacji pomagających odmierzanie czasu na zadania, oraz blokujących pojawiające się „rozpraszacze”.

Jakkolwiek banalnie to nie brzmi, to czasu nie da się cofnąć, więc dbaj o to, aby każda chwila była dobrze wykorzystana!

Icons made by SimpleIcon from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *