Techniki i narzędzia ułatwiające życie każdego szefa


Spotykam się czasami z opinią, że nie ma nic łatwiejszego niż praca szefa. Wielu dąży do kierowniczych stanowisk w przekonaniu, że później będą już tylko rozdzielać zadania i na tym koniec. Faktycznie, czasami jest to prawda, jeżeli wszystko czego chcesz to bycie po prostu szefem. Jeżeli jednak w Twoim odczuciu rola dyrektora czy kierownika to jednak znacznie więcej i chcesz być prawdziwym SZEFEM, który będzie miał autorytet w zespole, będzie inspirował i rozwijał pracowników, który sprawi, że zespół nie rozpadnie się przy pierwszym potknięciu, to mam dla Ciebie kilka sprawdzonych rad.

Niniejsze opracowanie powstało w oparciu o własne doświadczenia oraz ciągle aktualną książkę

Psychologia szefa 1. Szef to zawód. Wydanie III rozszerzone dostępną także w formie audiobooka.

Jakiś czas temu nawiązywałem do świetnej pozycji Briana Tracy, dotyczącej rozwoju kompetencji kierowniczych. Tym razem skupię się na praktycznych narzędziach, które każdy szef powinien mieć w swoim arsenale.

  1. Zdefiniuj zasady i wartości, najlepiej w formie exposé – jest to bardzo ważne,
    kiedy zaczynasz pracę z nowym zespołem, który już wcześniej posiadał menedżera. Może się też zdarzyć, że wcześniej byłeś członkiem zespołu, którego teraz jesteś kierownikiem. To wszystko bardzo trudne i stresujące sytuacje, w których dobre początkowe wystąpienie może sporo pomóc. Przygotowując się do exposé:

    • Bądź szczery, jeżeli się stresujesz, to po prostu powiedz o tym
    • Nakreśl kontekst spotkania (powód wygłoszenia exposé)
    • Określ czego nie zamierzasz tolerować a za co będziesz nagradzał
    • Zakończ wystąpienie, nie pozostawiając miejsca na długie dyskusje

  2. Skoro już oznajmiłeś obowiązujące zasady w początkowym wystąpieniu, to oczywiście powinieneś je wcielać w życie. Bądź gotowy na przeprowadzenie rozmów dyscyplinujących, oraz nagradzających pracowników. Przede wszystkim:
    • Skupiaj się na konkretnych sytuacjach, w nawiązaniu do exposé
    • Jeżeli rozmowa nie jest łatwa, lub wręcz przeciwnie – bardzo jesteś szczęśliwy, to po prostu powiedz o tym
    • Nie oceniaj cech konkretnej osoby, tylko jej zachowanie
    • Posłuchaj uzasadnienia ze strony drugiej strony, ale nie wdawaj się w niepotrzebne dyskusje, które i tak nie zmienią wyniku rozmowy
  3. Częstym elementem pracy każdego szefa są negocjacje. Nie mam na myśli tylko rozmów typowo handlowych, ale również negocjacje na poziomie zakresu projektu, terminów realizacji, budżetu czy wynagrodzeń.
    • Jako prawdziwy szef, szukaj zawsze rozwiązań win-win
    • Słuchaj dokładnie drugiej strony, skupiając się na prawdziwych potrzebach, które nie zawsze są bezpośrednio nazwane
    • Stosuj ustępstwa, tam gdzie to możliwe i nie odbije się niekorzystnie na Twojej sytuacji. Czasami naprawdę mała zmiana stanowiska jednej strony przynosi nieocenioną korzyść dla strony przeciwnej
    • Jeżeli nie widzisz możliwości porozumienia, to po prostu przerwij negocjacje, aby nie marnować czasu
  4. Przygotuj się na sytuację, kiedy trzeba będzie zwolnić pracownika. Miej gotowy scenariusz takiej rozmowy, która bywa najtrudniejszą w życiu szefa.
  5. Angażuj się jako mediator w rozwiązywanie ewentualnych sporów, pozostawiając pracownikom wybór metod i konsekwencji rozwiązania konfliktu.
  6. Dbaj o pracowników, zwłaszcza tych wartościowych i zaangażowanych. Nawet jeżeli awans pionowy nie jest możliwy, to istnieje wiele sposobów docenienia pracownika, takich jak:
    • Rozszerzenie zakresu obowiązków o nowe, ambitniejsze zadania
    • Przydzielenie części zespołu pod stałe lub tymczasowe zarządzanie
    • Umożliwienie rozwijania własnych kompetencji pracownika, poprzez udział w konferencjach, szkoleniach, warsztatach
    • Delegowanie do prowadzenia wewnętrznych szkoleń dla nowych i początkujących członków zespołu
  7. Najważniejsze – bądź zawsze sobą. Nie ukrywaj nic, mów szczerze o problemach i sukcesach. Bądź koleżeński i uśmiechnięty – to pomaga pokonać wszelkie trudności.


Podsumowując – jako szef powinieneś być przygotowany na wiele nowych sytuacji, które mogą Cię spotkać każdego dnia. Bycie prawdziwym szefem wymaga sporo wysiłku, pracy nad sobą i swoimi słabościami. Nagrodą za wysiłki jest uznanie, szacunek i więź zbudowana w zespole.

Powodzenia szefie!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *