Spotykam się czasami z opinią, że nie ma nic łatwiejszego niż praca szefa. Wielu dąży do kierowniczych stanowisk w przekonaniu, że później będą już tylko rozdzielać zadania i na tym koniec. Faktycznie, czasami jest to prawda, jeżeli wszystko czego chcesz to bycie po prostu szefem. Jeżeli jednak w Twoim odczuciu rola dyrektora czy kierownika to jednak znacznie więcej i chcesz być prawdziwym SZEFEM, który będzie miał autorytet w zespole, będzie inspirował i rozwijał pracowników, który sprawi, że zespół nie rozpadnie się przy pierwszym potknięciu, to mam dla Ciebie kilka sprawdzonych rad.
Niniejsze opracowanie powstało w oparciu o własne doświadczenia oraz ciągle aktualną książkę
Psychologia szefa 1. Szef to zawód. Wydanie III rozszerzone dostępną także w formie audiobooka.
Jakiś czas temu nawiązywałem do świetnej pozycji Briana Tracy, dotyczącej rozwoju kompetencji kierowniczych. Tym razem skupię się na praktycznych narzędziach, które każdy szef powinien mieć w swoim arsenale.
- Zdefiniuj zasady i wartości, najlepiej w formie exposé – jest to bardzo ważne,
kiedy zaczynasz pracę z nowym zespołem, który już wcześniej posiadał menedżera. Może się też zdarzyć, że wcześniej byłeś członkiem zespołu, którego teraz jesteś kierownikiem. To wszystko bardzo trudne i stresujące sytuacje, w których dobre początkowe wystąpienie może sporo pomóc. Przygotowując się do exposé:- Bądź szczery, jeżeli się stresujesz, to po prostu powiedz o tym
- Nakreśl kontekst spotkania (powód wygłoszenia exposé)
- Określ czego nie zamierzasz tolerować a za co będziesz nagradzał
- Zakończ wystąpienie, nie pozostawiając miejsca na długie dyskusje
- Skoro już oznajmiłeś obowiązujące zasady w początkowym wystąpieniu, to oczywiście powinieneś je wcielać w życie. Bądź gotowy na przeprowadzenie rozmów dyscyplinujących, oraz nagradzających pracowników. Przede wszystkim:
- Skupiaj się na konkretnych sytuacjach, w nawiązaniu do exposé
- Jeżeli rozmowa nie jest łatwa, lub wręcz przeciwnie – bardzo jesteś szczęśliwy, to po prostu powiedz o tym
- Nie oceniaj cech konkretnej osoby, tylko jej zachowanie
- Posłuchaj uzasadnienia ze strony drugiej strony, ale nie wdawaj się w niepotrzebne dyskusje, które i tak nie zmienią wyniku rozmowy
- Częstym elementem pracy każdego szefa są negocjacje. Nie mam na myśli tylko rozmów typowo handlowych, ale również negocjacje na poziomie zakresu projektu, terminów realizacji, budżetu czy wynagrodzeń.
- Jako prawdziwy szef, szukaj zawsze rozwiązań win-win
- Słuchaj dokładnie drugiej strony, skupiając się na prawdziwych potrzebach, które nie zawsze są bezpośrednio nazwane
- Stosuj ustępstwa, tam gdzie to możliwe i nie odbije się niekorzystnie na Twojej sytuacji. Czasami naprawdę mała zmiana stanowiska jednej strony przynosi nieocenioną korzyść dla strony przeciwnej
- Jeżeli nie widzisz możliwości porozumienia, to po prostu przerwij negocjacje, aby nie marnować czasu
- Przygotuj się na sytuację, kiedy trzeba będzie zwolnić pracownika. Miej gotowy scenariusz takiej rozmowy, która bywa najtrudniejszą w życiu szefa.
- Angażuj się jako mediator w rozwiązywanie ewentualnych sporów, pozostawiając pracownikom wybór metod i konsekwencji rozwiązania konfliktu.
- Dbaj o pracowników, zwłaszcza tych wartościowych i zaangażowanych. Nawet jeżeli awans pionowy nie jest możliwy, to istnieje wiele sposobów docenienia pracownika, takich jak:
- Rozszerzenie zakresu obowiązków o nowe, ambitniejsze zadania
- Przydzielenie części zespołu pod stałe lub tymczasowe zarządzanie
- Umożliwienie rozwijania własnych kompetencji pracownika, poprzez udział w konferencjach, szkoleniach, warsztatach
- Delegowanie do prowadzenia wewnętrznych szkoleń dla nowych i początkujących członków zespołu
- Najważniejsze – bądź zawsze sobą. Nie ukrywaj nic, mów szczerze o problemach i sukcesach. Bądź koleżeński i uśmiechnięty – to pomaga pokonać wszelkie trudności.
Podsumowując – jako szef powinieneś być przygotowany na wiele nowych sytuacji, które mogą Cię spotkać każdego dnia. Bycie prawdziwym szefem wymaga sporo wysiłku, pracy nad sobą i swoimi słabościami. Nagrodą za wysiłki jest uznanie, szacunek i więź zbudowana w zespole.