Jak dobrze zorganizować wyjazd wakacyjny, czyli projekt urlop 2


Artykuł jest rozszerzeniem wpisu zamieszczonego w serwisie LinkedIn.

Jeżeli interesuje Cię, jak usprawnić organizację wyjazdów wakacyjnych aplikując praktyki znane z zarządzania projektami, to jest to tekst właśnie dla Ciebie.
Cały artykuł potraktuj jako pewien eksperyment, trochę z przymrużeniem oka, gdyż wyjazd urlopowy powinien mimo wszystko być związany z odpoczynkiem, więc planowanie i organizacja nie może być uciążliwa.

Wstępna analiza – jechać czy nie jechać?

Niezależnie od metodyki zarządzania projektami, na początkowym etapie zawsze przeprowadzana jest wstępna analiza projektu, która pozwala określić czy projekt w ogóle ma sens. Nazywamy to analizą wykonalności, opracowaniem karty projektu lub dokumentacji inicjowania projektu.

Co powinno się znaleźć w takim opracowaniu dla naszego “projektu urlop”?

  1. Po pierwsze należy określić wspólny cel wyjazdu wszystkich uczestników. Zwykle nie wystarczy ustalić że “jedziemy wspólnie na urlop”, ale trzeba doprecyzować tak dokładnie, jak to jest tylko możliwe. Nawet jeżeli określimy, że jedziemy “nad morze”, to dla jednych może to oznaczać Bałtyk, dla innych Morze Południowochińskie.
    Analogicznie należy uzgodnić sposób spędzania czasu – czy chcemy zwiedzać, wypoczywać a może uprawiać jakieś sporty ekstremalne? Brak ustaleń spowoduje, że wspólny wyjazd zamieni się w indywidualne wakacje, które każdy spędza po swojemu (a tego raczej nie chcemy).
  2. Tak jak powyżej, należy możliwie precyzyjnie określić czas wycieczki. Zwykle nie wystarczy powiedzieć “w wakacje”, albo “pod koniec roku”. Często ogranicza nas praca zawodowa, szkolenia lub inne zaplanowane wyjazdy. Ustalcie chociaż zgrubny termin tak szybko, jak to możliwe, gdyż może się okazać, że już na tym etapie nie uda się wygospodarować wspólnego terminu na wyjazd.
  3. Trzecim ważnym elementem wspólnego celu jest budżet. W tak wczesnej fazie nie będziecie w stanie określić go co do złotówki, ale warto szczerze ustalić ile każdy z uczestników chce przeznaczyć na wyjazd. Jeżeli okaże się, że różnice są ogromne, cały projekt może nie mieć sensu.
    Wyobraź sobie, że planujesz luksusowy wyjazd do hotelu 5-gwiazdkowego, podczas gdy Twój znajomy akurat ma gorszy okres i szuka ekonomicznej opcji. Jeżeli nie ustalicie wspólnej wersji, to wspólny wyjazd nie dojdzie do skutku lub będzie kompletnie nieudany.

Z doświadczenia wiem, że nie warto analizować kolejnych punktów, jeżeli w tych 3 powyższych nie znajdziemy porozumienia. Kilkukrotnie byłem w sytuacji, gdy w większej grupie zaczynaliśmy już szukać miejsc noclegowych, zanim ustaliliśmy co tak naprawdę chcemy robić i ile pieniędzy planujemy wydać – to się zdecydowanie nie sprawdza!

W dalszej części, przeprowadzamy wstępną analizę pod kątem:

  1. Ryzyka związanego z wyjazdem. Często zabezpieczamy się na wypadek losowych sytuacji wykupując ubezpieczenie podróżne, ale “projekt urlop” może wiązać się z szeregiem innych ryzyk, które warto rozważyć, przykładowo:
    • Co się stanie, jak zepsuje się nam samochód w trakcie podróży zagranicznej, czy mamy jakiś plan awaryjny? Ile to będzie nas kosztować?
    • Jeżeli planujemy zabrać zwierzęta domowe, to ryzykiem może być sytuacja, gdy nie będziemy w stanie znaleźć odpowiedniego noclegu, gdzie zwierzęta byłyby akceptowane.
    • Co zrobimy, gdy okaże się że w wyniku sytuacji losowych trzeba będzie przekroczyć założony budżet. Czy dopuszczamy jakąś rezerwę?
    • Czy w regionie, do którego się wybieramy jest ryzyko konfliktu lub podobnego zdarzenia?
    • Jeżeli jedziemy z dziećmi nad Bałtyk, to jak będziemy spędzać czas w przypadku kilkudniowego załamania pogody?
  2. Tak opracowane wstępnie ryzyka należy przeanalizować pod kątem wpływu na budżet, czas i cel projektu, gdyż mogą one zmienić decyzję o wyjeździe.

  3. Częstym elementem projektów są ograniczenia, przykładowo:
    • Wyjazd musi się zakończyć przed 01.09, ze względu na rozpoczęcie nauki w szkole.
    • Wyjazd z dziećmi na Bahamy powinien być poza okresem od 01.06 do 30.11 ze względu na panujący wtedy sezon huraganów.
    • Nie możemy wydać na wszystko więcej niż 5 000 zł.
    • Na wjazd do Stanów Zjednoczonych potrzebujemy wizy, o którą należy postarać się z odpowiednim wyprzedzeniem.
  4. Należy wspólnie, całą grupą zastanowić się i najlepiej wypisać wszelkie ograniczenia o których wiemy. W przeciwnym razie, przed wyjazdem lub nawet w jego trakcie możemy natrafić na jakąś barierę, która skutecznie zablokuje całe przedsięwzięcie.

  5. Każdy projekt posiada też tzw. interesariuszy, czyli osoby które nie należą do zespołu projektowego, ale mogą mieć wpływ na projekt, lub mogą być zainteresowani efektem projektu, który ma na nich wpływ. Warto zrobić taką wstępną analizę również w przypadku “projektu urlop”, aby wykryć potencjalne zależności, na przykład:
    • Chcąc zostawić dziecko pod opieką dziadków należy zawczasu upewnić się, że będzie to możliwe w tym czasie.
    • Jeżeli sąsiedzi zwykle opiekują się naszym zwierzakiem podczas wyjazdu, należy ustalić czy nie planują urlopu w tym samym czasie.
    • Kiedy jedziemy w celach typowo “imprezowych” należy sprawdzić, czy w docelowym regionie będzie to możliwe, ze względu na potencjalne ograniczenia kulturowe lub religijne.

Jeżeli macie wspólną odpowiedź na każdy z punktów tej listy, to Wasze szanse na udany wyjazd zdecydowanie wzrastają. W dalszej części omówię jak w szczegółach przystąpić do realizacji projektu według tradycyjnego podejścia.

Podejście tradycyjne – planuj i przewiduj

W zarządzaniu projektami istotne są 3 czynniki – czas, budżet i zakres, które tworzą tzw. trójkąt projektu (“żelazny trójkąt”). W skrócie chodzi o to, że nie da się zmienić jednego z tych czynników bez wpływu na inny. W podejściu tradycyjnym zwykle przyjmujemy, że stały jest zakres, czyli to co chcemy osiągnąć. Zmiennymi jest za to budżet i czas.

Przekładając to na język “projektu urlop”, można przykładowo przyjąć:

  • Zakres : wyjazd do Nowego Jorku, z obowiązkowym zwiedzaniem Manhattanu w tym Statuy Wolności, Empire State Building, Chinatown, zakończony obiadem w znanej restauracji w Soho i udziałem w jednym spektaklu na Broadway’u. Jest to zakres, który jest nienegocjowalny – musi zostać spełniony (oczywiście w pozostałym czasie będziemy też zwiedzać inne miejsca, lub zwyczajnie spacerować po mieście)
  • Czas : 7 dni, od 01.09 do 08.09, z możliwością przedłużenia o 3 dni
  • Budżet : 15 000 zł (w sumie), z rezerwą na poziomie 25%.

Oczywiście manewrowanie zakresem jest również możliwe (czyli jednak rezygnujemy z Empire State Building na rzecz Muzeum Historii Naturalnej). Ważne, aby na początku zastanowić się, gdzie i w jakim zakresie dopuszczamy zmiany (na przykład ustalamy, że obojętne co by się nie działo, to budżetu nie możemy przekroczyć). W przeciwnym razie, każde nieprzewidziane zdarzenie zrujnuje cały plan.

Planowanie projektu

Jeżeli po wstępnej analizie ustalicie, że warto realizować “projekt urlop”, to w dalszych krokach należy przygotować dużo dokładniejsze plany, bazując oczywiście na tych początkowych założeniach.

Tradycyjne kroki planowania projektu wymieniłem w dalszej części. Ty wybierzesz te, które będą odpowiednie do Twoich potrzeb.

  • Dokładne przygotowanie zakresu projektu, czyli gdzie tak naprawdę chcemy pojechać. Na tym etapie należy już precyzyjnie określić kraj(e), miasto(a), wszelkie aktywności itp. Te informacje są niezbędne, aby przejść dalej. Oczywiście trzeba to zrobić wspólnie z wszystkimi uczestnikami, aby uzyskana lista określała cel całej grupy.
  • Mając już zakres projektu, należy opracować listę zadań do wykonania. Z pomocą może przyjść tzw. struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure, WBS). Polega to na określeniu głównych etapów projektu (np. zaplanowanie wyjazdu, przygotowanie do wyjazdu, dojazd na miejsce, zwiedzanie Pragi itd.). Każdy z takich “kamieni milowych” rozbijacie wspólnie na coraz mniejsze elementy, aż uzyskacie niepodzielne zadania, tak jak na załączonym przykładzie, gdzie na zielono oznaczyłem zadania do wykonania. Po zakończeniu wszystkich zadań, cała grupa jest uznana za skończoną i tak dalej w górę, aż do osiągnięcia celu całego etapu.
  • Tak zdefiniowane zadania należy następnie wycenić, czyli w pierwszej kolejności oszacować ich czas trwania. Jest to konieczne do zbudowania harmonogramu projektu, czyli planu naszego wyjazdu. Czas trwania w “projekcie urlop” wyceniamy jako ilość godzin/dni potrzebnych do pełnego zakończenia zadania, uwzględniając wszelkie elementy, które mogą mieć realny wpływ na tę wycenę.
    Przykładowo, złożenie wniosku wizowego nie zajmuje dużo czasu, ale do wyceny zadania należy doliczyć oczekiwanie na wizytę w konsulacie a następnie czas potrzebny na otrzymanie dokumentu.
  • Gdy już mamy te powyższe elementy, możemy przystąpić do budowania harmonogramu. Można to robić przy pomocy programów komputerowych (np. darmowy ProjectLibre), lub przygotowując karteczki samoprzylepne z rozpisanymi zadaniami (sticky notes) a następnie rozkładając je w odpowiedniej kolejności. W pracy nad harmonogramem ważne jest uwzględnianie zależności (np. nie chcę kupować biletów na samolot, dopóki nie uzyskam wizy), wtedy kartkę z zadaniem “kup bilet na samolot” łączymy z “uzyskaj wizę” w taki sposób, że rozpoczęcie pierwszego jest możliwe dopiero po zakończeniu drugiego. Z tak zbudowanego harmonogramu, przedstawionego na przykład w formie wykresu Gantta, wynika nam całościowy czas trwania poszczególnych etapów oraz całego projektu.

  • Powyżej zaprezentowałem fragment takiego harmonogramu. Jak widać, uzyskanie wizy wpływa na termin rozpoczęcia części zadań. O ile możliwe jest wyszukanie potencjalnych noclegów, o tyle sama rezerwacja będzie dokonana dopiero po uzyskaniu wizy i zakupieniu biletów na samolot. Jest to doskonały przykład na to, że całkowity czas trwania tych zadań nie równa się prostej sumie wszystkich pojedynczych składowych, ale w dużym stopniu wynika z zależności oraz przypisania osób do zadań (o tym dalej).

  • Do każdego zadania należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za jego wykonanie, dzięki czemu łatwo zauważymy czy ktoś nie jest zbyt przeciążony, albo wręcz przeciwnie. Przypisywanie osób może mieć też ogromny wpływ na czas trwania projektu, zwłaszcza jeżeli uda nam się zrównoleglić wiele czynności.
    Na przykład, jeżeli przed wyjazdem chcemy zrobić zakupy oraz się spakować, to najkorzystniej będzie przydzielić te zadania do dwóch różnych osób, dzięki czemu całościowo potrwa to znacznie krócej, niż gdyby wykonywała to jedna osoba.
  • Zadania powinny też mieć przypisany szacunkowy budżet. Przykładowo, na wynajem samochodu rezerwujemy 1000 zł. Obliczając sumę z wszystkich zadań, otrzymujemy całościowy budżet projektu.
    Oczywiście to jest tylko szacunek, który może się zmieniać ze względu na wiele czynników, takich jak choćby kursy wymiany walut.
  • Podobnie jak w początkowym etapie, także w trakcie planowania należy przeanalizować dużo dokładniej możliwe ryzyka, oraz określić sposób reakcji, w sytuacji gdyby wystąpiły. Dzięki temu będziemy przygotowani na wiele nieoczekiwanych sytuacji.
    Na przykład wybierając się na wycieczkę objazdową, bez zaplanowanych konkretnych noclegów warto zabrać ze sobą namiot, na wypadek gdyby jednak nie udało się znaleźć dobrego miejsca do spania.
    Pewne ryzyka można też zaakceptować (np. nie zabezpieczamy się w żaden sposób na okoliczność opadów deszczu przez 7 kolejnych dni w trakcie letniego wyjazdu do Chorwacji).
    Ryzyko możemy też transferować (np. ubezpieczenie assistance), lub zredukować jego prawdopodobieństwo (robimy dokładny przegląd samochodu – zmniejszamy szansę na awarię) oraz zmniejszać skutek w razie wystąpienia (jedziemy w dwa samochody, w razie awarii szybko będziemy mogli zareagować).
    Ryzyka możemy też unikać, na przykład rezygnując z podróży samochodem na rzecz innej formy transportu, chociaż wtedy pojawia się tzw. ryzyko wtórne, związane na przykład z możliwością utraty bagażu.
  • Skuteczna komunikacja jest kluczowym elementem sukcesu każdego projektu. Podobnie w tym przypadku, warto zastanowić się nad tym:
    • gdzie będą publikowane informacje dotyczące wyjazdu (grupa na Facebooku, wspólna przestrzeń na Google Drive itp.),
    • kto jest odpowiedzialny za publikowanie i aktualizację informacji,
    • w jaki sposób podejmowane będą decyzje wymagające natychmiastowej reakcji (np. grupa na WhatsApp, z założeniem że ⅔ uczestników musi zaakceptować taką opcję),
  • W zarządzaniu projektami ważną część pełni też zarządzanie zakupami i kontaktami z zewnętrznymi dostawcami. Dla “projektu urlop” krok ten może być krytyczny przy bardziej profesjonalnych przedsięwzięciach (na przykład wyprawy wysokogórskie). W standardowych wyjazdach warto jednak ogólnie zaplanować co i gdzie należy kupić przed wyjazdem. Kto z nas przecież nie doświadczył zakupów robionych na ostatnią chwilę, tuż przed urlopem.

W świecie projektowym tych elementów na etapie przygotowania jest jeszcze więcej, ale aby nie zanudzać skupiłem się tylko na najważniejszych.

Realizacja projektu

Każdy, nawet najlepszy plan jest niczym bez realizacji. Jest nawet takie stare powiedzenie, że “wizja bez implementacji jest tylko halucynacją”.

Po przygotowaniu tych wszystkich planów, należy wystartować całe przedsięwzięcie i realizować przydzielone zadania.

Pamiętaj, aby realizacja nie ograniczała się tylko do przygotowań do wyjazdu, ale obejmowała także czas samego urlopu. W trakcie całego projektu należy na bieżąco porównywać działania z założeniami i wprowadzać zmiany do bazowego planu, jeżeli to konieczne. Głównie interesuje nas:

  • Budżet projektu (czy wydajemy pieniądze zgodnie z założeniami?)
  • Harmonogram (czy realizujemy zadania wg planu? czy data zakończenia projektu jest niezagrożona?)
  • Zakres (czy w wyniku zmian założony zakres może nie zostać zrealizowany?)
  • Komunikacja (czy wszyscy uczestnicy otrzymują odpowiednie informacje?)
  • Ryzyko (czy któreś z przeanalizowanych ryzyk się nie zmaterializowało i należy podjąć odpowiednie kroki?)

Przykładowo, w sytuacji gdy nie udało się zakupić biletów lotniczych w założonym przedziale cenowym, należy rozważyć czy:

  • zwiększyć koszty projektu (czy mieścimy się w limicie?)
  • zaoszczędzić na czymś innym i pozostawić sumaryczny budżet bez zmian
  • zrezygnować z projektu całkowicie – tak, to też jest rozwiązanie

Podobnie ze zmianami w harmonogramie (np. należy zweryfikować harmonogram wyjazdu po wprowadzeniu opóźnienia wynikającego z niezależnych przyczyn), oraz monitorowaniem czynników ryzyka (np. gdy określimy dopuszczalny poziom opadów śniegu, powyżej którego wyprawa staje się niebezpieczna, należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za monitorowanie tego parametru).

Jeżeli samodzielnie zdecydujecie się na wprowadzenie zmiany (jednak nie Gdańsk, ale Zakopane), należy również przeanalizować jej wpływ na cały harmonogram oraz budżet.

Pamiętaj, że zmiana jest nieodzowną częścią każdego projektu. Należy nauczyć się skutecznie reagować i dostosowywać do zmieniających się warunków, zamiast próbować przewidzieć każdy szczegół i wierzyć w to, że faktycznie tak będzie.

Zakończenie projektu

Po zakończeniu wyjazdu warto wykonać jeszcze kilka czynności, które pomogą nam dużo sprawniej przygotować i przeprowadzić kolejny wyjazd urlopowy.

Kiedy już wszystkie emocje opadły, wróciliśmy szczęśliwie do domu, to warto:

  • Sprawdzić co poszło zgodnie z planem, a czego nie udało się przewidzieć (nauka na błędach)
  • Zarchiwizować wszelkie materiały, które mogą się przydać przy kolejnym wyjeździe (plany, cenniki, linki do pomocnych stron, kontakty itp.)
  • Rozliczyć i zakończyć projekt, najlepiej w trakcie wspólnego oglądania zdjęć z wyjazdu.

Podejście tradycyjne – podsumowanie


Jak już zapewne zauważyłeś, takie podejście dobrze sprawdzi się, gdy grupa ma jasno określone plany oraz cele, które chce osiągnąć i jednocześnie chce mieć pod kontrolą cały wyjazd od strony budżetu i harmonogramu.

Organizacja projektu w ten sposób wymaga poświęcenia pewnej ilości czasu na planowanie i analizę, w zamian za uzyskanie przewidywalnego scenariusza. W ramach zdobywania doświadczenia na pewno samo planowanie jak i następnie kontrolowanie “projektu urlop” będzie szło dużo szybciej i sprawniej.

Oczywiście jestem świadomy, że nie wszędzie takie podejście się sprawdza. Sam też nie stosuję tych wszystkich kroków przy każdym wyjeździe. Chciałem Ci tylko pokazać pewne zależności i możliwość skorzystania ze sprawdzonych praktyk. Na koniec pamiętaj, że nie wszystko da się przewidzieć, wszak w Puszczy Amazońskiej ciężko o dokładne zaplanowanie każdego dnia 🙂

 

Udanego urlopu, wypoczywajcie!


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

 

2 komentarzy do “Jak dobrze zorganizować wyjazd wakacyjny, czyli projekt urlop

  • Paweł

    Wśród moich znajomych harcerzy do niedawna nikt nie miał dzieci tylko ja. To powoduje mały konflikt interesów – celu wyjazdu 🙂
    Dziś gdy moi chłopcy są więksi, a znajomi mają małe dzieci i muszą siedzieć w domu to zaczyna się przygoda.

    Nie wiem czy nie zauważasz, że często wspólny wyjazd jest nie do zrealizowania jeśli nie zaplanujemy go pół roku wcześniej aby każdy miał przynajmniej klepnięty urlop.

    Dodatkowo zacząłem zauważać, że mając 4 osobową rodzinę mam „pełne auto” i nie potrzebuje (a może nie mam) innej aktywnej rodziny do wspólnych podróży.

    Tak czy siak planowanie jest dobre, a artykuł ciekawy 🙂

    W bardzo uproszczonej wersji widzę to tak:
    1. Pod koniec roku planujemy wakacje i budżet zbierany co miesiąc (na 2019 – 800zł/mc).
    2. Termin, miejsce, długość pobytu.
    3. Określamy co trzeba kupić i jakie są ryzyka (ubezpieczenie ludzi, auta, naprawy itp)
    4. Chyba najważniejsze – przygotować co się chce zrobić, zwiedzić w realnym czasie (dzieci, rowery) – taki mini WBS
    5. Obczaić blogi i tematy związane z okolicą, w której mieszkamy + jak się świry pakują do jednego plecaka na 3 tygodnie 🙂
    6. Cieszyć się urlopem
    7. Spisać wnioski – mam plik „co spakować na każdy typ wyjazdu” 🙂